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結婚式場のダブルブッキングとは?

公開日:2019/09/15  最終更新日:2019/09/03

神戸で結婚式を挙げようとするとたくさんの結婚式場があるにもかかわらず、どこも人気でなかなか予約が取れないこともあります。なんとか予約が取れてこれで無事に式を挙げられると思ったものの、突然式場の担当者から連絡が来てダブルブッキングと言われてしまうこともないわけではありません。

これは一体どういうことになってしまったときに言われることなのでしょうか。言われてしまったときにどうしたら良いかについても理解しておきましょう。

ダブルブッキングとはどういうことなのか

結婚式場のウェディングプランナーからダブルブッキングと言われてしまったら、その詳細を聞いてみることが大切です。ダブルブッキングとは英語で書くとdouble bookingで、二重に予約されていることを意味します。こう言われてしまったときには大抵は式場のほうのミスがあって、自分だけでなく他の人も同じ日の同じ時間に予約をしている状況になってしまったということです。

当然ながら式場を同時に二組のカップルが使うことはできないので、どちらかがキャンセルしなければなりません。このような連絡が届くのは式場の予約をした直後のことが多く、誤って先約があるのに予約を受け付けてしまったと謝られるというのが典型的です。

また、当日がかなり近づいてから連絡が来ることもあり、その時点まで担当者がダブルブッキングになっているのに気づかなかったというケースもあります。一方、式場は確保できているので大丈夫だけれど、他のものが手配できないというケースもあります。例えば、希望していた衣装が実はすでに他の人に予約されてしまっていたのがわかったという場合があるでしょう。

式場にもともとある衣装を使う場合には担当者のミスですが、レンタル業者から衣装を手配するといった場合にはたまたま別の式場から同時に予約が入ってしまって断られたという可能性もあります。

衣装だけでなく映写機やスクリーン、マイクや拡声器など、会場の設営に必要なものが十分に手配できなくなって結婚式が執り行えないというときにもダブルブッキングと言われることがあるので気をつけましょう。まずは何が手配できなくなってしまっているのかを聞き出し、どんな対処が可能なのかを見極めるのが肝心です。

招待状を送る前なら再検討しよう

式場が使えないというのが最も厳しいケースで、特に先約があったのに気づかずに予約を受け付けてしまったというときにはその結婚式場を希望の日時で使うことはできないと考えざるを得ません。予約してから比較的短い期間のうちに連絡をもらえたのなら、どういう選択肢があるのかを聞いてみましょう。

招待状を送る前の段階であれば、日時や式場を決める前の段階の振り出しに戻ってしまっただけだと考えて、これからすぐに決めようと前向きに捉えれば問題ありません。

例えば、同じ日の別の時間に空いているときがないか、前後一週間程度に空きがないかといったことを聞いてみましょう。ダブルブッキングの連絡をする時点で担当者が代替案を持っていることも多いので、まずはそれを聞いてみても構いません。

ただ、その案はあくまで候補の一つであって、気に入らなければ断ってしまっても問題ないということは念頭に置いておきましょう。よくあるパターンとして、翌週の同じ時間に空いているからここでどうですかという話をしたり、同じ日の午後なら空いているといった提案をしたりするものが挙げられます。

ただ、それによって仕事のスケジュールを変えなければならなかったり、遠方からの友人を招くのが難しくなったり、二次会を企画するのが困難になったりしてしまうことも少なくありません。それを妥協して良いのかとよく考え、他の日程の可能性も聞いてみるのが大切です。

もし良い日時が見つかって予約が取れたならそのままウェディングの準備を続けていきましょう。ただ、ダブルブッキングによって迷惑を受けたのは確かなので、その分のディスカウントを要求しても問題ありません。式場の利用料を割引してもらったり、衣装のレンタル料を無料にしてもらったりするなど、いくつか交渉できるところはあるので話を切り出すようにしましょう。

一方、やはりいくら相談してみても良い日取りが見つからないということもあります。あるいはこの日時で妥協してしまって良いのかと悩んでしまうケースもないわけではありません。このような場合にはその式場で結婚式を挙げるのは諦め、他の式場も当たってみるのが賢明です。

もしこの日時なら挙式しても構わないというときがあるのなら、仮予約をさせてもらうように交渉してみましょう。すでに自分に迷惑がかかっていることを承知しているため、予約して他が見つかったらキャンセルするという形にも対応してもらえるのが通例です。神戸にはかなりの数の式場があるので探せばより良いものが見つかる可能性があります。あらためて見学の予約をしていろいろな場所を見て回ってみましょう。

招待状を送ってしまった後の場合

結婚式の相談を進めていって招待状を送ってしまった後にダブルブッキングだったという連絡が来ると問題はかなり大きくなります。すでに日時も場所も連絡済みになってしまっているので、今更会場が使えないというのは困るとしか言えなくなってしまうでしょう。

このような場合には諸事情により挙式の日取りを変更することになったという連絡をする必要が生じます。この連絡状の作成と発送は全て式場に任せることができるので余計な負担を受けることは心配しなくて大丈夫です。

しかし、何があったのかと多くの人に心配されてしまうことになるのは否めません。また、日程の都合をつけてくれていた人もたくさんいて、場所によっては飛行機や新幹線などの手配も済ませてしまっていたというケースもあるでしょう。

今後のことを考えても招待してしまった人にはお詫びをしておかなければなりません。お詫びの品を送りたいという場合にも担当者と相談してみるのが大切で、連絡状とともに送付してもらうことができるのが一般的です。

ただ、どうしてもその日時だけは変えたくないという場合もあります。可能であれば神戸という場所もそのままにしたいというのであれば、神戸で同じ日時に結婚式を挙げられる会場がないか探してみましょう。自分で探すこともできますが、ダブルブッキングを起こしてしまった結婚式場の担当者に言えば探してもらうことが可能です。

神戸にある一通りの式場に連絡を取って、候補があればリストアップしてもらえるでしょう。たまたま空きがあれば挙式を執り行えますが、日時が近づいてしまっていると難しいのも確かです。運良く空いている会場があったとしても、設備や広さなどが十分ではなく、想定していたような結婚式にできない可能性もあります。

ただ、同等かそれ以上の規模の収容力がある結婚式場が見つかれば会場変更の連絡をするだけで対応可能です。お詫びに送迎バスを出して欲しいといった交渉もして、招待した人たちに迷惑がかからないようにしましょう。

 

結婚式場の指定した日時に先約があるにもかかわらず、担当者が予約を受け付けてしまうとダブルブッキングになります。その日時には挙式できないということになってしまうので、すぐにどんな候補があるかを聞いて予約を撮り直しましょう。

良い日取りを選べない場合には他の式場を探し直すということ検討するのが無難です。招待状を送ってしまった後に発覚した場合にはお詫びをして変更することを招待する人に伝える必要があります。その手配も式場の担当者にやってもらうように交渉し、自分たちの負担をできるだけ軽減するように心がけましょう。

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